L’art de la réunion : 5 clés pour conduire une réunion d’entreprise efficace ?


L’art de la réunion : 5 clés pour conduire une réunion d’entreprise efficace ?

Les réunions peuvent souder une équipe et débloquer des situations jusque-là problématiques, mais elles peuvent aussi être une perte de temps, voire un véritable fiasco. En cause, le manque de préparation et les tensions sous-jacentes (en général dues à des non-dits).

Dans 90% des cas, le manque de préparation engendre des réunions improductives voire soporifiques. Voici 5 conseils pour conduire une réunion efficace.


1. Préparez l’ordre du jour

Pour donner un cap à votre réunion, il vous faut un ordre du jour. Vous pourrez résumer en quelques Bullet points la raison d’être de la réunion et avertir les participants par mail.

Ce résumé vous aidera à conduire votre réunion : chaque « Bullet point » devrait correspondre à une étape clé de votre présentation ou un moment important de la réunion.


2. Gérez le timing

Vous vous donnerez des objectifs de temps :
  • Combien de temps la réunion va-t-elle durer ? Les participants ont besoin de le savoir pour se libérer et gérer leur propre emploi du temps. Au-delà de deux heures de réunion, l’attention des participants a tendance à chuter… ​​​​
 
  • Combien de temps pour chaque partie de la présentation ? Combien de temps pour celle de votre collègue (si vous présentez à plusieurs) ? Combien de temps pour les questions ? Une fois que vous lancez le PowerPoint de présentation, soyez attentif au décompte du temps et ne vous étendez pas sur les détails. Si besoin, vous referez une autre réunion.

3. Simplifiez

Focalisez-vous sur deux ou trois grands points pour éviter de digresser. Faites un choix et renoncez à aborder certains sujets, moins prioritaires. Vous devez ressortir de cette réunion avec une réelle avancée : de nouvelles idées, des solutions concrètes, des validations, des accords de principe…

En simplifiant l’ordre du jour, vous aiderez les participants à maintenir leur attention tout au long de la réunion.


4. Adoptez une attitude… professionnelle

Ne monopolisez pas la parole et laissez vos collègues s’exprimer. Ils vous apporteront de précieux feedbacks. Du brainstorming peut naître de réelles solutions aux problèmes que vous peinez à régler depuis des mois.

Même une réunion informative devrait être un moment d’échanges conviviaux entre coéquipiers. Inutile de dire que la réunion n’est pas non plus un concours d’humoristes ou un règlement de comptes entre managers « charismatiques » … La réunion doit aussi permettre de rompre avec la routine et de créer des rapports plus humains. Le reste du temps, on est trop souvent la tête dans le guidon.


5. Faites un compte-rendu

La réunion n’est pas efficace si elle ne débouche pas sur un plan d’action. Rappelez à chacun les engagements pris pendant la réunion et n’hésitez pas à (re)demander une confirmation aux uns et aux autres si nécessaire.

Si vous avez besoin d’aide ou que vous devez déléguer une partie de vos missions, sachez que la réunion est une façon efficace et subtile de solliciter vos équipes. Vous identifierez ainsi les volontaires et les réfractaires (ou les timides). Prêtez ensuite une attention particulière à ces derniers, pour comprendre la raison de leur attitude et les fédérer dans un avenir proche. Une réunion efficace a aussi une dimension psychologique.

GRETA
05 avril 2019 - 05 avril 2060
GRETA référent : GRETA GARD